逍遥学能 2014-03-17 12:47
提高管理者的有效性，第一步就是记录其时间耗用的实际情形事实上，许多有效的管理者都经常保持这样的一份时间记录，每月定期拿出来检讨至少，有效的管理者往往以连续三四个星期为一个时段，每天记录，一年内记录两三个时段有了时间耗用的记录样本，他们便能自行检讨了
半年之后，他们都会发现自己的时间耗用得很乱，浪费在种种无谓的小事上经过练习，他们在时间的利用上必有进步但是管理时间必须持之以恒，才能避免再回到浪费的状态上去
第二个步骤就是要做有系统的我们先要将非生产性的和浪费时间的活动找出来，尽可能将这类活动从时间表上排除出去要做到这一步，可以试问自己下列三个问题
1.首先要找出什么事根本不必做，这些事做了也完全是浪费时间，无助于成果
将时间记录拿出来，逐项逐项地问：“这件事如果不做，会有什么后果？”如果认为“不会有任何影响”，那么这件事便该立刻取消
然而许多大忙人，天天在做一些他们觉得难以割舍的事，比如应邀讲演、参加宴会、担任委员和列席指导之类，不知占去了他们多少时间其实，对付这类事情，只要审度一下对于组织有无贡献，对于他本人有无贡献，或是对于对方的组织有无贡献如果都没有，只要谢绝就得了
2.第二个该问的问题是：时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果？
我从来没见过一位管理者，在检讨过自己的时间记录后，还不改变自己的习惯，将不必亲自处理的事交给别人
只要翻阅一下时间记录，他就能立刻发现他的时间全用在不必要的事上了，而对于确属重要的事、他自己希望做的事和他已经承诺过的事，他却没有时间来处理其实他如果真想有所作为，只要将可由别人做的事交给别人就得了
公务旅行就是个例子帕金森教授在《帕金森定律》一书中指出：要迫使不胜任的上级主管退休，最好的办法就是让他不断出差旅行
3.还有一项时间浪费的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的???管理者浪费别人的时间
这种现象并不明显，但有一个简单方法可以诊断出来：去问问你的下属有效的管理者懂得有系统及诚恳地问他的下属：“请你想想看，我常做哪些浪费你的时间而又不产生效果的事情？”问这样的问题，而且问得对方敢说真心话，才是有效管理者的特色即使管理者处理的都是颇有成效的工作，其处理方式仍可能造成别人时间的浪费
许多管理者都意识到了哪些事情会浪费他们的时间，然而他们却不敢面对这个问题他们怕因小失大，造成错误殊不知即使有了错误，也能很快弥补事实上，一位管理者大刀阔斧减少不必要的工作，绝不会有太大的风险能够大量削减不必要的和非生产性的工作，工作就进行得快多了
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