逍遥学能 2010-02-28 20:51
每天早上，永锡六点钟起床，用过早餐后，经典晨读名著，写完晨间日记，就开始写部落格文章，平均一天有一篇或更多文章发表。许多人都很佩服我写文章的毅力及速度，但是这就是重复的工作重复的作。只是我用定期（每天）作一样的事情（写部落格文章），长久下来，就把自己的文笔锻炼出来。写完文章，永锡一面读文章贴到各个发表文章的部落格及讨论区，一面检阅一下读者对文章的回应，批次处理，写好读者的回应（我每一个读者都会回），再一起贴到讨论区中。就这样日复一日，写文章及读取回应，让我写文章的功力和时间管理的知识每日递增。
这就是永锡的基本功：简单的事情重复的做及批次处理，我几乎都集中在每天早晨的时间中完成，利用早起的时间，每天作两三个小时，连续不断，完成后时间是九点或十点，之后再继续处理一天其他的事务。任何工作，都有不可必避免的暖机时间，在重要的事情被打断后，心理上要回到原来的状况需要时间，所以我写文章都利用最不容易被干扰的早晨时间。
我们今天讨论的就是用降低干扰及批次处理的方法，我们这就开始吧。
备注：永锡目前发表文章的地点有：
台湾：twhsi’s blog 、PTT BBS时间管理版 、涌泉创投俱乐部 、富爸爸．创业模拟商学苑 、落实第八个习惯＋感动论坛
大陆：新浪博客 、我学网 、栖息谷 、hi!PDA 、GTD LIFE论坛 、海内
（1）降低干扰的方法
干扰是现代社会工作常常遇到的困难，电话、老板、MSN、同事等，都会让我们中断工作，但是中断之后，却很难回到原来的心理状况，因此降低我们的效率，今天我们也讨论一些降低干扰的方法。
a 时间日志：
看了RANDY最新的时间管理演讲 后，永锡就开始使用时间日志来纪录我的工作时间及事项。经过一段时间的试用，我发现就算工作被打断，还是很容易让自己抓回原来的做事状况。工作日志是以 15分钟为纪录单位，当我们分心了，只要提醒自己看一下日志，就发现自己在这段时间内分心，便能迅速就会要求自己回到工作状况。
b 关闭MSN或QQ
我已经不用即时通讯软体很久了，因为这是一种同步的沟通，相当耗时，相反地，永锡开始大量利用部落格、论坛、SNS网站（facebook、海内）、email来沟通，这些都是非同步沟通。若是一个小时内我们会被干扰四到五次，心理就需要在一小时内在线上聊天及工作情绪两种状态中切换四到五次，工作效率必然大打折扣。我的建议是，至少上班或读书时间，关掉您的MSN或QQ吧，最好的状况当然是不用这种沟通工具。
c 重要的事情用早晨的时间完成
永锡养成每天六点早起的习惯已经三年了，从六点到九点就是我的一天最高效工作时间，一般人九点上班时，我可能已经处理了一天中25％以上的事情，而且是最重要的事情。在这三个小时的时间里，没有工作、家人及电话的干扰，四周相当安静，是我一个人独处的时间，因此工作的效率相当高。为了激励自己早起，我也参加好友阿信发起的巴布早安团，用群体的力量来激励自己，持续早起的习惯。
总而言之，遇到干扰在所难免，但除了降低工作中干扰的次数，从干扰中迅速切回，也是我们要练习的基本功，我们一起加油。
（2）批次处理的方法应用
昨天去参加好友阿宝哥在元智大学【打造个人品牌、成就人脉达人】的演讲，听到一句话”复杂的事情简单化,简单的事情重复做”觉得用在时间管理相当的有效。重复的做就是批次处理，我也分享些我的应用方法和大家共勉。
a 外出批次处理
昨天早上外出办事，跑了四个地方，送裤子去修补、去以前工作的幼稚园处理一些事情、到银行领钱，并帮老婆查清帐户余额、到青商会办公室缴交资料并协调事情，跑了四个地点，却只花了一个半小时，处理了十多件左右的事情。这就是外出的批次处理，永锡前一天就整理所有要外出才能办理的事情，写在纸张上，开始跑行程前看一遍，就开始处理事情。
b 打电话批次处理
由于参加青商会，常常会有需要电话联络大批会员的机会（通常是拜年或邀请出席活动）。永锡遇到这个状况，都会事情拟出要讲的话，及要打电话的清单，限制自己接下来半或和一小时内要专心打电话。先拟出要讲的话，就可以节省许多打电话的时间，专注于要通知的事情上，限制通话的时间，可以让自己简单扼要打完电话，长话短说，这样子让我们的效率可以增加。
c 人脉整理批次处理
参加活动常常收到大量名片，永锡也采用批次处理，名片最重要的资料就是姓名、email、手机，由于我是手动输入（重要的人才输入），所以我会限定时间统一处理。整理完后并寄出个别的电子邮件，感谢对方参加活动或帮助我们的事情。除此之外，我利用部落格、论坛、SNS网站（facebook、海内）搭建出自己的人脉平台，由于永锡喜欢写文章，就藉此各地的朋友交流，并在对方留言在自己文章时，一一回覆。一方面利用这些平台每天接触到许多新的朋友，旧朋友偶而看看部落格就会知道永锡的最新讯息。
d 清空收件匣及加工处理
永锡自己是用PDA中的涂鸦软体收集杂事，收集数量到一定时，我会利用一小段时间（约20-30分钟），拿起纸笔，首先，加工处理杂事成行动，之后，将行动用心智图的方式分门别类写下来（写重要的部份）。这个方法可以在不同的场合下进行。有时陪小孩上才艺课、看卡通、打电玩的时候，外出等人的空档，搭乘交通工具之际，一下子就把自己近期事项规划好，相当实用。
e 定时批次处理
我每天写一到两篇文章，一年就可以写300篇以上的文章，我每天写日记，目前已经累积719篇晨间日记了。每天早上定时写文章及日记就是定时批次处理。一开始虽不简单，日积月累下来就不难，简单的事情重复做，就成了习惯，内化成第二天性。当然不是要每个人适合用写文章的方式，自己要找自己合适的方法。但是每一个人若要有所成就，一定做一个活得淋漓尽致的人，这样的人在日语里面就称为”达人”，永锡的目标就是成为时间管理达人。
f 每周检视
每一周永锡都会找时间做一下自我检视的工作，看看一周来的日记、文章，规划一下下一周的重要事项，排排行事历，这样的习惯也已经持续五年了，对我有很大的帮助。这五年下来，我做事迟疑的时间减少了，也达成许多以前所梦想，却做不到的事情，开拓了自己的新事业。检视前一周，规划下一周，是时间管理中很重要的一环，建议大家在培养时间管理习惯时，要优先养成这个习惯，这样的益处是，可以让我们以较长一点的视野看看自己做的事情，让自己时间资源的分配更加妥当。
结语
我们其实要养成一种能力，也就是把一些好的事情，转变成自己例行的流程，这样才是”复杂的事情简单化,简单的事情重复做”。复杂的事情简单化才能让我们会想要持续做这件事情，简单的事情重复做，才能产生持续行动造成的综效（SYNERGY ），这就是林伟贤老师在Money&You课程中提到的成功复利法则。
永锡也自我要求，学习阿宝哥，写一个月一篇的分享电子报，检视自己一个月来的努力成果，写成一篇文章，当作一个礼物，送给熟悉的朋友，下一篇预期是在1/1写好寄出。