逍遥学能 2010-02-28 20:24
我们在时间管理中，强调要管理好行动，但是有些事情本身就有点复杂（举办一个家庭聚会、全家到美国旅行三周、销售一个新的产品等）这样子要如何管理呢？在Getting Things Done(本文简称GTD）的理论中，这些事情属于任务（task）而非行动，这也是今天我们的主题。
1. 任务是什么？
“任务是需要一项以上的下一步行动，才能完成预期结果的工作”这是GTD这本书的定义。所以任务虽然可以指很大的计划（例如登陆月球），但一些小事情，是任务的范围（制作研习会的投影片），因为这些事情没有办法一个行动就完成，所以也称之为任务。
2. 管理任务的重点
要管理好任务，也要和管理行动结合，必需做到三件事情，简述如下。
a. 清楚界定任务的结果
任务的结果像是终点线，一个最终完成的图像。一个登陆月球的任务，永锡会看到一个登陆小艇缓缓降落，小艇门打开，太空人走出来月球表面的画面。一个制作投影片的任务，永锡会看到我在演讲投影片内容，台下观众专注聆听，最后报以如雷掌声的画面。
清楚知道结果，才能自己在规划下一步行动时，有明确的方向。
b.制作任务清单
我们必须有一张目前进行中任务的清单，这样我们才会知道有哪些事情是我们需要去注意。清单让我们可以重复检视及更改，有一张任务清单，可以让我们知道工作负载是否太大，是否需要删减或增加资料。
永锡也会在每周检视及计划时，看看自己的任务清单，检讨哪些任务需要继续推进，哪些则可以暂缓。
c. 将任务的下一步行动，放到系统内管理
大部分的任务很单纯，只要将所有的任务列成一张清单，持续管理好各任务的下一步行动，就完成80％的管理工作。少部份任务比较复杂，属于多面向的任务，需要一些外部工具的协助（纸笔工具、心智图软体、树枝结构状软体等），并找出各面向的下一步行动，这就是最后20％的管理工作。这些行动，必须集中放到我们的时间管理系统中，才能进一步作有效的管控。
3 任务管理属于垂直型行动管理
之前我们提过收集杂事并加工成行动，这是水平型行动管理；相对的任务管理属于垂直式的行动管理，针对单一的任务，进行深度的控管。
以我自己的经验，这两种行动管理执行时的心理状态不大一样，水平型管理状态，就像是一个很敏感的雷达，随时注意附近的一举一动，快速追踪并切换注意力的焦点。例如我们批次处理事情，一次打10个电话、一次发6个email，这些事情虽然难度不高，但是却需要很敏感，快速切换心情及作法，尽快完工。
垂直型行动管理则不然，许多时候需要用很长的时间，专注处理一件事情，而且事前需要较长暖机的时间，让自己可以进入专注的状态。要设计登陆月球的整个流程，可能要花费很多的时间沉思，考量，才能让太空人平安升空，安全回来。准备投影片，也要事情对观众进行了解，并思考内容及主题如何让人吸收。这些行动都需要不同于水平型的行动管理的方法及技巧。
结语
知识工作者的生产力，来自做事的品质的提升，任务管理提供一种”质重于量”的管理方式，让我们得以用知识创造更好的成果。因此，我会利用接下来的课程针对任务管理做介绍，一篇篇写下去，让我们拭目以待吧。